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Cómo elegir un proveedor tecnológico DIAN

Actualizado el · Por ComparaPyme

Resumen

  • Un proveedor tecnológico es una empresa habilitada por la DIAN para prestar servicios de facturación electrónica a terceros.
  • Puedes verificarlo en el listado oficial publicado en el micrositio de facturación electrónica de la DIAN.
  • Alternativas: Facturación Gratuita DIAN o desarrollo propio.
  • Elige con un checklist: documentos que necesitas, volumen, integración, soporte, precio total e IVA.

Cuando una pyme empieza con la facturación electrónica, una de las primeras decisiones es con quién facturar. La DIAN contempla tres caminos: su servicio gratuito, el desarrollo propio o un proveedor tecnológico (requerimientos para ser facturador electrónico). Esta guía se enfoca en cómo elegir este último sin depender de rankings patrocinados.

¿Qué es un proveedor tecnológico?

Es una empresa habilitada por la DIAN para prestar a otros contribuyentes los servicios de facturación electrónica. La DIAN publica el listado de proveedores tecnológicos autorizados en su micrositio (listado oficial). ComparaPyme mantiene una copia consultable de ese listado en Proveedores DIAN, con la fecha de consulta.

Un detalle importante: muchos programas que conoces por su marca comercial (por ejemplo, programas contables) pueden facturar a través de un proveedor tecnológico, sin aparecer ellos mismos en el listado. Por eso en cada perfil de ComparaPyme distinguimos si el NIT de la empresa aparece o no en el listado oficial. Que no aparezca no significa que su servicio sea ilegal; puede operar mediante un proveedor habilitado. Pregúntale al vendedor cuál es su proveedor tecnológico.

Las tres alternativas, comparadas

Facturación Gratuita DIAN

Software gratuito de la DIAN. Permite enviar y recibir facturas, notas crédito y notas débito de forma ilimitada, se usa desde cualquier dispositivo con internet y permite solicitar sin costo el certificado de firma digital (DIAN – Ser facturador electrónico). No incluye contabilidad ni inventario. Más detalles en facturación electrónica gratis.

Proveedor tecnológico

Contratas el servicio a una empresa habilitada. Suele incluir soporte, integración con otros sistemas y, en muchos casos, funciones adicionales (cartera, inventario, POS, contabilidad) a través de un software comercial.

Desarrollo propio

Construyes tu solución con la "caja de herramientas" técnica de la DIAN. La DIAN advierte que requiere conocimientos técnicos de sistemas, desarrollo y programación (DIAN). Tiene sentido para empresas con equipo de tecnología y alto volumen.

Checklist para elegir proveedor tecnológico

1. Verifica la habilitación

Busca la razón social o el NIT en el listado oficial de la DIAN o en nuestro directorio. Si el software opera mediante un tercero, pide el nombre de ese proveedor y verifícalo también.

2. Define qué documentos necesitas

La factura electrónica de venta es el punto de partida, pero revisa si también necesitas:

3. Volumen e integración

Grandes volúmenes o integración con un ERP o tienda en línea suelen requerir conexión por API o archivos. Pregunta por documentación técnica, límites y costos por documento.

4. Modelo de precios

Muchos proveedores tecnológicos no publican precios; en ComparaPyme aparecen como "Consultar". Pide cotización escrita con:

5. Soporte y continuidad

Pregunta por horarios de soporte, tiempos de respuesta y qué pasa si la plataforma falla en un cierre de mes. Pide también cómo exportar tus documentos si decides cambiar.

6. Certificado de firma digital

Confirma si el proveedor gestiona el certificado o si debes adquirirlo con una entidad autorizada por la ONAC. La DIAN indica que los usuarios de su servicio gratuito pueden solicitarlo sin costo (pasos para ser facturador electrónico).

Proveedores en ComparaPyme

En nuestra categoría de facturación electrónica puedes ver perfiles de software comercial y de empresas del listado de proveedores tecnológicos, como Carvajal, The Factory HKA, Dataico, Saphety o EDICOM, entre otros. La mayoría no publica precios; los que sí lo hacen están en la tabla de precios.

Señales de alerta

Preguntas para la reunión con el proveedor

Lleva esta lista a la demo para comparar respuestas de forma objetiva:

  1. ¿Están en el listado de proveedores tecnológicos de la DIAN o con qué proveedor operan?
  2. ¿Qué documentos electrónicos incluye el servicio: factura, notas, documento soporte, nómina, documento equivalente POS, eventos?
  3. ¿Cómo se cobra: por documento, por paquete o por suscripción? ¿Qué pasa al agotar el paquete?
  4. ¿Hay costo de implementación o configuración inicial?
  5. ¿Cómo es el soporte (canales, horarios, tiempos de respuesta) y está incluido?
  6. ¿Ofrecen API o integración con mi ERP, tienda virtual o POS?
  7. ¿Cómo y en qué formato puedo descargar todos mis documentos si cancelo?
  8. ¿Quién gestiona el certificado de firma digital y cuánto cuesta renovarlo?
  9. ¿El valor cotizado incluye IVA?
  10. ¿Tienen referencias de clientes de mi sector y tamaño?

Cuándo conviene cambiar de proveedor

Cambiar implica nueva habilitación de modo de operación y migración de información, así que no se hace a la ligera. Suele justificarse cuando hay fallas repetidas en la transmisión, soporte que no responde en cierres, costos que crecieron por encima de tu volumen o falta de funciones que ya necesitas (por ejemplo, eventos para ventas a crédito o documento soporte). Antes de cambiar, descarga y respalda todos tus documentos y verifica la nueva solución en un ambiente de pruebas.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un proveedor tecnológico de la DIAN?

Es una empresa habilitada por la DIAN para prestar servicios de facturación electrónica a otros contribuyentes. La DIAN publica el listado oficial en su micrositio de facturación electrónica.

¿Estoy obligado a contratar un proveedor tecnológico?

No. La DIAN contempla también la Facturación Gratuita DIAN y el desarrollo propio. Elegir un proveedor es una decisión de conveniencia, no una obligación.

¿Cómo verifico si un proveedor está autorizado?

Busca su razón social o NIT en el listado oficial de proveedores tecnológicos de la DIAN. ComparaPyme mantiene una copia consultable con la fecha de consulta.

¿Un software que no aparece en el listado es ilegal?

No necesariamente. Puede operar a través de un proveedor tecnológico habilitado. Pide al vendedor el nombre de ese proveedor y verifícalo.

Metodología y transparencia

Esta guía fue escrita por ComparaPyme, un directorio neutral e independiente de software para pymes en Colombia. Las afirmaciones sobre normativa se apoyan en fuentes oficiales de la DIAN o del Gobierno, enlazadas en el texto y listadas abajo. Los precios provienen de la página oficial de cada proveedor, con la fecha en que los verificamos; cuando un proveedor no publica su precio, lo indicamos como "Consultar" y nunca lo estimamos. Indicamos además si la página del proveedor dice que el precio incluye IVA, si lo suma aparte o si no lo especifica.

ComparaPyme no recibe comisiones por las recomendaciones de esta guía. Podemos ofrecer espacios destacados a proveedores de software: esos espacios siempre se marcan como "Patrocinado", no cambian los precios ni el orden de las comparativas y no influyen en el contenido editorial. Si encuentras un dato desactualizado o un error, escríbenos a hola@chidorilabs.app y lo corregimos. Esta información es general y no reemplaza la asesoría de un contador público o abogado para tu caso particular.

Fuentes consultadas (14 oct 2026)

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