Nómina electrónica para independientes y pequeñas empresas
Actualizado el · Por ComparaPyme
Resumen
- La obligación depende de si eres contribuyente de renta y necesitas soportar costos y deducciones por pagos laborales (Resolución 000013 de 2021).
- Una persona natural empleadora también puede estar obligada; la DIAN fijó calendario según número de empleados y un plazo especial para 1 a 10 empleados.
- Se transmite un documento por cada empleado o pensionado.
- Hay planes publicados desde $72.990/mes (Loggro, 2 empleados) y $80.000/mes (Aleluya, 1 a 3 personas), verificados el 14 oct 2026.
La nómina electrónica suele asociarse con empresas grandes, pero la obligación no depende del tamaño sino de la necesidad de soportar fiscalmente los pagos laborales. Esta guía está pensada para el dueño de una pyme con pocos empleados o para la persona natural que tiene a alguien contratado laboralmente.
Una aclaración de entrada: "independiente" aquí se refiere a la persona natural que contrata empleados. Si eres trabajador independiente sin empleados, la nómina electrónica no aplica a tus propios ingresos: la Resolución 000013 de 2021 se refiere a pagos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria y a pensionados a cargo del empleador.
¿Estoy obligado si tengo pocos empleados?
El artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 dice que están obligados los contribuyentes del impuesto sobre la renta que realizan pagos o abonos derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, o a pensionados a su cargo, y que requieran soportar costos y deducciones en renta e impuestos descontables en IVA cuando aplique (normograma DIAN).
La DIAN lo resume así en su página oficial: el sujeto obligado es quien requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones. La misma página indica que el calendario de implementación se definió según el número de empleados de la empresa o persona natural, y menciona la Resolución 000151 de 2021, que estableció un plazo especial para empleadores con entre 1 y 10 empleados.
En resumen: tener uno o dos empleados no te excluye automáticamente. La pregunta clave, que conviene resolver con tu contador, es si eres contribuyente de renta y si vas a tomar esos pagos como costo o deducción.
¿Qué contiene el documento soporte de nómina?
Según el artículo 5 de la Resolución 000013, citado por la DIAN, debe incluir entre otros:
- Denominación del documento.
- Identificación completa del empleador y del beneficiario del pago.
- CUNE (código único de nómina electrónica).
- Numeración consecutiva.
- Valores devengados, deducidos y total, según el anexo técnico.
- Medio de pago.
- Fecha y hora de generación.
- Firma digital del empleador.
- Identificación del software.
La DIAN precisa que se genera y transmite uno por cada beneficiario (empleado o pensionado), con los pagos laborales del mes (ABC de la DIAN, página de nómina).
Cómo empezar en 5 pasos
1. Confirma tu obligación con tu contador
Revisa si eres contribuyente de renta y si deduces los pagos laborales.
2. Elige el software
Para pocos empleados, busca planes con pocos empleados incluidos o cobro por empleado. Verifica que incluya la transmisión a la DIAN y las notas de ajuste.
3. Habilítate en la DIAN
Al igual que en facturación, debes registrarte, elegir modo de operación y superar las pruebas de habilitación para nómina electrónica. Necesitas certificado de firma digital (tu proveedor puede orientarte).
4. Carga la información de los empleados
Contratos, salarios, novedades del mes, deducciones y medio de pago.
5. Transmite cada mes
Liquida la nómina y transmite el documento por cada empleado dentro del plazo que te indique la normativa aplicable.
Costos para empresas pequeñas (precios publicados)
Verificados en los sitios oficiales el 14 oct 2026:
- Loggro – Nómina Estándar: $72.990/mes, incluye 2 empleados; cada empleado adicional $799/mes. La página indica que sus planes incluyen IVA del 0%. Perfil de Loggro.
- Aleluya – Plan Emprendedor (1 a 3 personas): $80.000/mes. Plan Tranqui: $100.000 por empresa al mes + $12.000 por persona al mes. IVA no especificado. Perfil de Aleluya.
- Helisa Cloud Nómina: desde $260.820 (periodo no indicado en la portada). IVA no especificado. Perfil de Helisa.
- Siigo, Alegra y World Office: precio de nómina no publicado en las páginas revisadas ("Consultar").
Con estos precios, una empresa con 2 empleados pagaría $72.990/mes en Loggro o $80.000/mes en Aleluya (Plan Emprendedor). La diferencia real depende de las funciones que necesites. Ve la comparación Aleluya vs Loggro y la guía cuánto cuesta la nómina electrónica.
Consejos para pequeñas empresas
- No pagues por módulos que no usarás: si tu contador ya lleva la contabilidad, quizá solo necesites nómina.
- Pregunta por la seguridad social: algunos programas liquidan aportes y planilla; otros solo transmiten el documento.
- Calcula el crecimiento: si planeas contratar, revisa cuánto cuesta cada empleado adicional.
- Guarda los soportes: el documento validado por la DIAN es el soporte fiscal de tus costos y deducciones laborales.
Ejemplos ilustrativos de costo anual
Con los precios publicados el 14 oct 2026 (sin sumar IVA adicional, salvo lo indicado por el proveedor):
- 2 empleados en Loggro Nómina Estándar: $72.990 × 12 = $875.880 al año, igual al valor anual que publica Loggro.
- 3 personas en Aleluya Plan Emprendedor: $80.000 × 12 = $960.000 al año.
- 5 empleados en Loggro: $72.990 + 3 × $799 = $75.387 al mes, $904.644 al año.
- 5 personas en Aleluya Plan Tranqui: $100.000 + 5 × $12.000 = $160.000 al mes, $1.920.000 al año.
Estas cifras son aritmética sobre precios publicados; no comparan funciones. Algunos planes incluyen liquidación de seguridad social, portal del empleado o soporte personalizado que otros cobran aparte.
Qué información debes tener lista
Antes de configurar el software, reúne por cada empleado: tipo y número de documento, tipo de contrato, fecha de ingreso, salario, cargo, cuenta bancaria o medio de pago, y las entidades de seguridad social. Por la empresa: RUT actualizado, correo registrado en la DIAN y certificado de firma digital. Tener esto listo reduce el tiempo de habilitación.
Errores comunes de las empresas pequeñas
- Pensar que por tener pocos empleados no aplica: la obligación depende del soporte de costos y deducciones, no del tamaño.
- Transmitir con errores y no corregir: las correcciones se hacen con notas de ajuste.
- No guardar los documentos validados: son el soporte fiscal.
- No revisar el plan al contratar: si pasas el número de empleados incluidos, el costo sube.
Preguntas frecuentes
¿Una persona natural con un empleado debe hacer nómina electrónica?
Puede estar obligada si es contribuyente de renta y necesita soportar ese pago como costo o deducción, según el artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021. Confírmalo con tu contador.
¿Hay un plazo especial para empresas con pocos empleados?
La DIAN expidió la Resolución 000151 de 2021, que estableció un plazo especial para empleadores con entre 1 y 10 empleados. Hoy la obligación ya está vigente según el calendario oficial.
¿Cuánto cuesta la nómina electrónica para 2 empleados?
Según precios publicados el 14 oct 2026: Loggro Nómina Estándar $72.990/mes (incluye 2 empleados) y Aleluya Plan Emprendedor $80.000/mes (1 a 3 personas).
¿Si soy independiente sin empleados debo hacer nómina electrónica?
No por tus propios ingresos: la nómina electrónica soporta pagos derivados de relaciones laborales o a pensionados a cargo del empleador.
Metodología y transparencia
Esta guía fue escrita por ComparaPyme, un directorio neutral e independiente de software para pymes en Colombia. Las afirmaciones sobre normativa se apoyan en fuentes oficiales de la DIAN o del Gobierno, enlazadas en el texto y listadas abajo. Los precios provienen de la página oficial de cada proveedor, con la fecha en que los verificamos; cuando un proveedor no publica su precio, lo indicamos como "Consultar" y nunca lo estimamos. Indicamos además si la página del proveedor dice que el precio incluye IVA, si lo suma aparte o si no lo especifica.
ComparaPyme no recibe comisiones por las recomendaciones de esta guía. Podemos ofrecer espacios destacados a proveedores de software: esos espacios siempre se marcan como "Patrocinado", no cambian los precios ni el orden de las comparativas y no influyen en el contenido editorial. Si encuentras un dato desactualizado o un error, escríbenos a hola@chidorilabs.app y lo corregimos. Esta información es general y no reemplaza la asesoría de un contador público o abogado para tu caso particular.